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El trabajo en equipo es una constante en nuestra profesión. El objetivo de este post es exponer dos herramientas clave para la gestión del tiempo a la hora de coordinarse. En numerosas ocasiones como profesionales, estudiantes o miembros de asociaciones nos es difícil ajustar horarios para nuestras reuniones, para quedar, para derivar a los usuarios y usuarias…

Las lluvias de correos en cadena que indican la disponibilidad de unas y otros pueden llegar a ser interminables y muy confusas. Sin embargo, las TIC nos ofrecen distintas aplicaciones que nos facilitan este trabajo y nos ayudan a organizarnos y conocer mejor los tiempos disponibles de compañeros y compañeras.

La dificultad de encontrar huecos

La realidad a la que nos enfrentamos hace que, muchas veces, los horarios de los diferentes miembros del equipo de trabajo no coincidan. A veces nos encontramos con personas que desarrollan su labor en diferentes centros de la entidad y que periódicamente deben reunirse para evaluar el proceso.

Otras veces, participamos de manera voluntaria en asociaciones, por lo que las reuniones y encuentros deben ser en nuestro tiempo libre y la disponibilidad es escasa.

Las diferentes situaciones hacen que, en ocasiones, la afluencia a los encuentros sea menor que la esperada y, sobre todo, menos que la deseada. A continuación presentamos dos sencillas herramientas TIC que pueden ayudarnos a mejorar la gestión del tiempo.

Doodle

Imagen tomada de http://support.doodle.com/
Imagen tomada de http://support.doodle.com/

Doodle es una herramienta online que cuenta con dos versiones, una gratuita y otra de pago. La versión gratuita será más que suficiente para la mayoría de nosotros. Lo que Doodle nos permite es la planificación de un evento en lo que a fechas y horarios se refiere.

Su funcionamiento es muy sencillo y sin necesidad de registro. En el panel de creación del evento debemos indicar un título, una ubicación, un nombre y un correo electrónico. De manera opcional podemos indicar una descripción del evento. A continuación debemos indicar el día y horas posibles para, por ejemplo, una reunión. Continuaremos configurando, de manera opcional, las posibilidades de respuesta e invitando a los emails a los que queremos que llegue. Aquellas direcciones que hayamos incluido recibirán nuestra propuesta para indicar su disponibilidad y nosotros también recibiremos en nuestro correo el link a la encuesta creada para poder compartirlo.

Ahora sólo queda que los receptores y receptoras indiquen sus preferencias para, de esta manera, conocer el punto más óptimo para la realización del evento.

En este ejemplo, he creado una prueba con opciones en diferentes horas entre los días 30 de septiembre y 3 de octubre: http://goo.gl/EGKHn3

Google Calendar

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Google Calendar es una de las herramientas que nos ofrece Google para gestionar el tiempo. Se trata de un calendario online vinculado a nuestra cuenta de Gmail. Su funcionamiento es muy sencillo y sus posibilidades de configuración muy variadas, puedo realizar calendarios privados y calendarios compartidos.

A nivel individual, muchas personas lo utilizan como agenda personal ya que es accesible desde diferentes aparatos. Se encuentra alojado en la nube y podemos añadir y modificar citas y eventos desde nuestro ordenador, nuestro móvil o tablet, etc.

Pero una de sus mayores ventajas está en la posibilidad de compartir calendarios. Por ejemplo podemos crear un calendario de la entidad en la que trabajamos en el que los trabajadores añaden sus salidas, reuniones, citas ya concertadas u otros eventos de interés. La cita creada por una persona podrá verse por el resto de miembros del calendario en su totalidad o parcialmente (en este último caso será visto como “ocupado”).

De esta manera sabremos, por ejemplo, si una serie de personas con las que queremos concertar una reunión de trabajo tienen o no disponibilidad en una fecha determinada.

Otra aplicación muy útil de Google Calendar en el ámbito social puede verse a la hora de la derivación entre profesionales. Si un usuario o usuaria con el que trabajamos requiere ser enviado a otro servicio y nosotros compartimos un calendario con el profesional al que derivamos, podemos conocer su disponibilidad e incluso, incluir la cita en su agenda. En este último caso, además de compartir el calendario, deberemos tener opciones para su edición, algo que puede realizarse de manera muy simple en el apartado de configuración. Google dispone de una guía para realizar los primeros pasos con la herramienta que puede sernos de bastante ayuda para empezar.

Y tú, ¿conoces o utilizas otras herramientas TIC para gestionar el tiempo? ¿Has utilizado alguna vez estas dos que propongo? ¿Qué te parecen?

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